Wozu Projektmanagement?

Immer wieder kommt es vor, dass ich Menschen erklären möchte, was ich da beruflich treibe. Auf die Antwort: “Projektmanagement” kommt dann manchmal: “Aha, und wozu braucht man das?”.

Daher folgt nun an dieser Stelle ein kleiner Exkurs in die Welt des Projektmanagements und wozu das eigentlich gut sein soll.

Definition Projektmanagement

Wenn man nun mit der Definition von Projektmanagement laut Wikipedia antworten würde:

“Projektmanagement ist die Bezeichnung für die Gesamtheit aller Methoden zur Durchführung von Projekten.”

wäre man sicher nicht viel weiter.

Auch die DIN-NORM mit:

“Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten”

hilft da aus meiner Sicht nicht viel.

Definition Projekte

Offenbar sollte erst einmal geklärt werden, was denn eigentlich Projekte sind.

Grundsätzlich sind Projekte nach klassischem Verständnis alle Vorhaben, die über definierte Ressourcen, Ziele und Zeitvorgaben verfügen. So gesehen ist auch die Bestellung einer Packung Druckerpapier ein Projekt. “Besorgen Sie mir bitte bis morgen 9:00Uhr (Zeit) eine Packung Papier (Ziel). Aber die darf nicht mehr als 2,-€ kosten (Ressourcen).”

Ich will auf die Definition von Projekte hier nicht tiefer eingehen. Das hat Stefan Hagen in seinem großartigen PM-Blog schon sehr gut dargestellt. Ich teile die dort geäußerte Einsschätzung, Vorhaben sind als Projekte zu betrachten – und als solches mit Projektmanagement-Methoden zu bewältigen – wenn die Aufgaben ”KOMPLEX und NEUARTIG sind und nur in TEAMARBEIT gelöst werden können”.

Das ist alles sehr richtig. In den wenigsten Großunternehmen dürfte man Führungskräfte finden, die den Wert von Projektmanagement abstreiten oder mit dem Thema noch nicht in Berührung gekommen sind. Anders sieht das in kleinen und mittelständigen Unternehmen – den KMUs – aus : ”Meine Aufträge sind immer komplex und neu. Und meine Mitarbeiter und ich arbeiten schließlich immer zusammen.”

Mein Ansatz

Ich möchte es daher mit einem erweiterten Ansatz der Erklärung versuchen, wozu Projektmanagement nützlich ist, und wann man auch ohne Projektmanagement erfolgreich sein kann:

Sie sollten ernsthaft über den Einsatz von Projektmanagement nachdenken, wenn Ihnen klar ist,

1. dass sie für eine Vorhaben nur begrenzte Mittel zur Verfügung haben
2. dieses Vorhaben aber zwingend innerhalb einer bestimmten Zeit oder zu einem definierten Zeitpunkt erledigt sein muss
3. dieses Vorhaben sich vom normalen Betrieb unterscheidet
4. dass Sie die Komplexität der Aufgabe nicht sicher einschätzen können
5. dass Sie das nicht alleine bewältigen können

Punkt 1.) und 2.) treffen auf quasi jede unternehmerische Tätigkeit zu. Für den Gastronomie-Innenaustatter lässt sich jeder Kundenauftrag diesen Eigenschaften zuordnen. Erst Punkt 3.) bis 5.) zeigen, wann Projektmanagement sinnvoll ist. Natürlich gibt es als Ausnahme aber auch Unternehmen (Beratungsunternehmen), für die Projektmangement zur Linientätigkeit gehört.

Kompetenzen des Projektmanagers

Für wirksames Projektmanagement gehört selbstredend eine gute Methodenkompetenz. Diese lassen sich viele PMs mit einem Zertifikat (PMI, IPMA) bestätigen. Zusätzlich dazu gehört aus meiner Sicht jedoch noch dazu, zu verstehen, dass es sich bei Projekten vor allem um soziale Konstrukte handelt, in denen vor allem Menschen mit ihren unterschiedlichen Wertevorstellungen und inneren Landkarten aufeinandertreffen, um unter Zeit-, Kosten- und Leistungsdruck ein gemeinsames Ziel zu erreichen.

Zum guten Projektmanagement gehört daher eben auch die Kompetenz, diese Menschen zu befähigen, ein gestecktes Ziel zu erreichen und gegebenenfalls mit Konfliktmanagement, Mediation, Coaching rechtzeitig eingreifen zu können, wenn Konflikte drohen.

Auch das Verständnis, dafür, dass sich die Rahmenbedingungen, Ziele, Inhalte und Ressourcen eines Projektes ändern können – und vor allem: werden – ist wichtig. Denn eigentlich ist Projektmanagement eine Teildisziplin des Changemanagements. Projekte, vor allem das sehr spezielle Projekt “Einführung von Projektmanagement” sind Veränderungen.

Projektmanager sollten also Fach- und Methodenkompetenz besitzen, Menschen führen, Veränderungen bewältigen, Kommunikation verstehen und steuern können.

Und was denken Sie?