Im Folgenden geht es um ein paar grundlegende Gedanken und Anregungen zum Thema Effizienz, Selbst- und Zeitmanagement. Ich stelle hier kurz einige Methoden vor, mit denen sich der Alltag, nicht nur im Job erleichtern lässt. Weiterführende Links zum Thema sind am Schluss verlinkt.
Zeit effektiv nutzen: das Paradigma der Anwesenheit
Sie haben sicher eines der Folgenden: Partner, Kinder, Leben, außerberufliche Interessen, Schlafmangel. Und inwiefern allein eine längere Anwesenheit am Arbeitsplatz gleichzusetzen ist mit besseren Ergebnissen, ist fraglich. Leider wird oft so gearbeitet, als gäbe es eine definierte Menge an Zeit, die man zur Bearbeitung der Aufgaben verwenden soll. Es ist doch aber eher so, dass es eine definierte Menge an Aufgaben gibt, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein müssen.
Wenn trotz sorgfältigem Selbst- und Zeitmanagement am Ende eines Arbeitstages regelmäßig immer noch Aufgaben übrig bleiben, die unbedingt noch erledigt werden müssen, ist vielmehr zu überlegen, ob man nicht besser das Team verstärkt.
Voraussetzung dafür aber ist, dass man sich erst mal bewusst werden muss, welche Aufgaben überhaupt zu erledigen sind. Hier kann man beginnen und feststellen, was wichtig und was dringend ist. Ein Ansatz ist zB. das Eisenhower-Diagramm -
diese Grafik kann helfen, die Dinge in den Fokus zu rücken, die wichtig sind. Es gibt einen Unterschied zwischen wichtig und dringend.
Wichtige Dinge müssen erledigt werden (inhaltlicher Aspekt). Da führt kein Weg dran vorbei. Sind sie jedoch nicht dringend, (zeitlicher Aspekt) plant man sie für später ein.
Dringende Aufgaben müssen jedoch nicht zwangsläufig auch nicht für einen selbst wichtig sein (D), sodass sie deligiert werden sollten, damit man sich um die wichtigen Dinge kümmern und diese auch richtig machen kann.
Unwichtige, nicht dringende Aufgaben werden überhaupt nicht getan (C). Die Einschätzung, in welche der Kategorien die Aufgaben fallen, trifft man entweder selbst oder bespricht dies ggf. mit dem Vorgesetzen und Kollgen. Mit etwas Übung gelingt dies irgendwann sehr schnell und intuitiv.
Selbstorganisation
Es ist nun das Eine, zu wissen, welche Aufgaben man in welcher ungefähren Priorität erledigen muss. Je nachdem, wie viel nun noch übrig ist, muss man sich aber Gedanken darüber machen, wie man sie nicht vergisst. Die Einen behalten alles im Kopf, vergessen nie und jonglieren, ordnen und organiseren diese Dinge im Kopf. Glückwunsch. Wer das nicht kann, kann Seminare besuchen, Gehirnjogging betreiben oder seine Zeit anders nutzen: Aufschreiben. Wie kleinteilig oder detailliert das nuns geschieht, findet man am besten selbst heraus.
Wie schon unter Aufgabenverwaltung für OS X beschrieben, helfen einem hier kleine Software-Programme oder man verwendet Notizbuch und Stift. Wer Zeit und Muße hat, kann sich mit den Ideen des “Getting Things Done” (GTD) Prinzip auseinandersetzen. Ich stelle hier mal zwei Varianten vor:
Notizbuch
In einem handelsüblichen Notizbuch (Moleskine oä.) wird jede Seite oben mit dem Datum versehen. 
Nun beginnt man, die für den Tag anstehenden Aufgaben nach Prioriät untereinander zu schreiben. Vor jeden Punkt kommt ein kleines Rechteck, welches man zur Visualisierung des Status verwenden kann. Hierbei ist es sinnvoll, nur 60% der verfügbaren Zeit zu verplanen, der Rest frei bleibt für Unwägbarkeiten, Überraschungen und Planung. Am Ende des Tages werden alle nicht erledigten Aufgaben für den nächsten Tag eingeplant. Spätestens nach den dritten Mal, dass man einen Task verscheibt, darf man sich fragen, wie wichtig der überhaupt ist. Der Vorteil ist, man erkennt auf einem Blick, wieviel noch zu tun ist, was bereits erledigt wurde und – vorausgesetzt, man setzt es konsequent ein – vergisst nichts mehr. Ausführlicher beschreibt das Mike Rhode bei flickr.com.
Software
Unter Windows klappt das Prinzip sehr gut mit Outlook. bei dem man sich einfach eine Erinnerung zu jeder Aufgabe einstellt, diese Aufgaben werden dann einfach abgearbeitet. Muss/will man einen Task verschieben, stellt man einfach eine Erinnerung für den nächsten Tage, Woche, Monat ein und man wird zu gegebener Zeit wieder erinnert.
Hier gibt es mehrere Möglichkeiten, mein Favorit ist eine Kombination aus Mail, Ical und Things. Ausführlicher habe ich das unter: Aufgabenverwaltung für OS X beschrieben.
Schwächen kennen aber Stärken nutzen
Grundsätzlich sollte man sich ruhig fragen, wo die eigene Stärken liegen. Zu wissen, wo die Schwächen liegen ist gut, machen kann man da meist aber nicht viel. Hier haben aber NLP-Jünger und Coaches sicher eine diffenrenzierte Meinung. Wie sinnvoll ist es beispielsweise, einem Programmierer Projektleitungsaufgaben, zu übertragen? Hier werden ganz andere Anforderungen an die Person gestellt, wie hohe Kommunikationsfähigkeit. Nun kann man versuchen, diese Fähigkeit bei diesem Kollegen per Schulung und Bücher zu verbessern – hat aber evtl. nur mit viel Zeit und Geld jemanden Richtung Mittelmaß trainiert. Jemanden zu finden, der vielleicht weniger tiefgehendes technisches Know-How hat, dafür aber hervorragend kommuniziert und organisiert, ist sicher zielführender.
Links zum Thema
Buchtipp: Fredmund Malik – Führen, Leisten, Leben. Wirksames Management für eine neue Zeit
Mike Rhode’s Custom Moleskine Planner
Aufgabenverwaltung mit ‘Things’
43 Folders: Time, Attention, and Creative Work.
Zeitmanagement bei Wikipedia
