Wie isst man einen Elefanten?
Ein Berg Arbeit, eine langwierige Hausarbeit, hier noch ein Konzept erstellen, da eine schwierige Mail schreiben - manchmal reicht die schiere Menge an Aufgaben, die noch erledigt werden muss, um uns fast verzweifeln zu lassen. Man fragt sich, wie man das alles schaffen soll und bekommt das Gefühl, dass man so viel zu tun hat, dass selbst ein 30 Stunden-Tag und eine 10 Tage Woche nicht reichen würden. Wenn die Aufgaben dann noch unter Zeitdruck erledigt werden müssen....
Also, was macht man nun mit diesem Elefanten? Mein Tipp: Vergessen Sie ihn. Erstmal.
Zunächst möchte ich festhalten, dass man Aufgaben nur dann wirksam erledigen kann, wenn man sich voll darauf konzentrieren kann. Konzentriertes Arbeiten an vielen Dingen gleichzeitig ist unmöglich. Und es ist unmöglich, sich auf eine Sache zu konzentrieren, wenn man an die vielen anderen anstehenden Aufgaben denkt. Gehen wir die Sache Schritt nun also für Schritt an:
- Aufräumen
Zuerst einmal muss man sich ganz ernsthaft fragen, welche von diesen Aufgaben wichtig und welche dringend (oder beides) sind. Nicht wird so heiß gegessen, wie es gekocht wird. Alter Spruch, stimmt immer. Sortieren Sie die Aufgaben sinnvoll. Hier hilft zB. die Eisenhower-Methode.
Rücken Sie die Dinge in den Fokus, die wichtig sind. Es gibt einen immensen Unterschied zwischen wichtig und dringend.
Wichtige Dinge müssen erledigt werden (inhaltlicher Aspekt). Da führt kein Weg dran vorbei. Sind sie jedoch nicht dringend, (zeitlicher Aspekt) plant man sie für später ein.
Dringende Aufgaben müssen jedoch nicht zwangsläufig auch nicht für einen selbst wichtig sein (D), sodass sie deligiert werden sollten, damit man sich um die wichtigen Dinge kümmern und diese auch richtig machen kann.
Unwichtige, nicht dringende Aufgaben werden überhaupt nicht getan (C). Die Einschätzung, in welche der Kategorien die Aufgaben fallen, trifft man entweder selbst oder bespricht dies ggf. mit dem Vorgesetzen und Kollgen. Mit etwas Übung gelingt dies irgendwann sehr schnell und intuitiv.
Wir richten unser Augenmerk nun also nun noch auf die Aufgaben der Kategorie A. Hier bitte mutig sein. Machen Sie sich bewusst, was geschieht, wenn sie die eine oder andere Aufgabe etwas später erledigt haben? Nehmen Sie den Konsequenzen den Schrecken, indem Sie sich diese vor Augen führen.
Aufgaben der Kategorie B erledigen wir ersteinmal garnicht, sondern später. Großzügig schätzen, wann man die Aufgabe erledigt haben kann. Dabei sollte man berücksichtigen, dass man effektiv nur etwa die Hälfte des Arbeitstages zur Verfügung hat, um produktiv zu sein. Der Rest des Tages geht durch Kleinkram und Abstimmungen, Gesprächen usw. drauf. Ich tendiere dazu, ganz im Sinne des Pareto-Prinzips nur mit 20% zu rechen - in dieser Zeit erledige ich jedoch 80% der Arbeit.
Aufgaben der Kategorie D geben wir ab. Weg mit den Zeitfressern! C-Aufgaben werden überhaupt nicht gemacht. Verschwenden Sie nicht Ihre Lebenszeit, indem Sie Zeit in unwichtige und nicht dringende Arbeiten investieren. Sie leben nur einmal.
- Do it now!
Nachdem nun die wirklich wichtigen und dringenden Aufgaben gefunden sind, dürfte die Liste schon deutlich kürzer sein (wenn nicht, wiederholen Sie Schritt 1.).
Diese Aufgaben erledigen Sie jetzt. Im Sinne von sofort (Aber lesen Sie das hier ruhig noch zu Ende). Eliminieren Sie alle Ablenkungen (Musik, Hintergrundgeräusche, Kollegen*). Beenden Sie Ihr E-Mail Programm. Schalten Sie das Telefon stumm.
Suchen Sie sich einen Ort, an dem Sie ungestört arbeiten können. Wenn Sie kein Notebook verwenden können, reichen Zettel mit Notizen (Gesprächsvorbereitung, Skizzen, Listen), Stift und Mobiltelefon meist völlig aus. Ganze Pyramiden wurden ohne Notebooks gebaut.
Suchen Sie sich ein leeres Büro oder gehen Sie notfalls in ein Café (zwar gibt es hier wieder die Hintergrundgeräusche und die Musik, aber keine Kollegen, die einen unterbrechen können).
- Do the rest later.
Wenn nur noch Kategorie B-Aufgaben übrig sind, machen Sie eine Pause oder Feierabend. Feiern Sie Ihren Erfolg. Gönnen Sie sich eine Erholung, damit Sie morgen mit den B-Aufgaben weitermachen können.